EVER presenta en Tecnimap 2007 sus nuevas soluciones de archivo electrónico

(Noticiascadadía).- EVER, líder en soluciones de software y servicios para gestionar de principio a fin el ciclo de vida de la información, desde su creación o captura hasta su archivo definitivo, está participando en Tecnimap 2007, la feria dedicada a las tecnologías de la información y las telecomunicaciones en las Administraciones Públicas, que reúne del 27 al 30 de noviembre en el recinto de la Feria de Muestras de Gijón (Asturias) a las principales empresas del sector y los expertos relacionados con los servicios públicos.

Bajo el lema “Administración 2.0: nuevos servicios, nuevos derechos” y con una asistencia prevista de más de 5.000 profesionales, Tecnimap 2007 cuenta con un completo programa de conferencias centradas en la administración electrónica, la nueva Ley de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a las Administraciones, la interoperabilidad e intercambio de datos o los portales de acceso integrado a los servicios públicos, entre otros muchos temas,  y una zona de exposición en la que se están mostrando los últimos proyectos tecnológicos desarrollados por los organismos de la Administración General, las comunidades autónomas y los ayuntamientos de toda España. Por primera vez en su historia, la feria se abre a los ciudadanos para que puedan aportar sus opiniones en un foro específico que pretende contribuir al proceso de modernización electrónica de la Administración Pública del futuro.

Larga vida a los documentos electrónicos

En su stand 6, EVER está presentando sus nuevas soluciones para la Administración Pública, una completa gama de soluciones de gestión de documentos y contenidos poniendo énfasis en las nuevas soluciones de archivo electrónico, que dotan a las organizaciones con una herramienta avanzada para la conservación a largo plazo de sus documentos y contenidos. Además, EVER participa en el área de ponencias con la exposición “Documentos electrónicos: Gestión Documental y Archivo. Una visión de EVER”, en la que explica el enfoque adoptado para dar respuesta a la explosión de contenidos en la Sociedad de la Información.

Hasta ahora, las soluciones de gestión documental se han limitado tradicionalmente a la gestión de los documentos y los procesos relacionados (documentos asociados a un cliente, a un expediente administrativo, etc.). La nueva solución de EVER da respuesta a las nuevas necesidades de la eAdministración, permitiendo la conservación de los documentos electrónicos durante un largo plazo –teniendo en cuenta los plazos de legislaturas e intercambio de datos entre administraciones-, garantizando de este modo la integridad de la información y aplicando a la gestión documental la metodología y buenas prácticas de la gestión de archivos físicos, sector en el que EVER es experto gracias a las más de 1.600 implantaciones llevadas a cabo en más de 20 países.

Tras el crecimiento de los datos no estructurados (emails, faxes, etc.) y la proliferación de fuentes de información dispersas, la gestión eficaz de los contenidos resulta hoy indispensable para que las organizaciones puedan hacer frente a sus obligaciones legales, garanticen la continuidad del negocio y puedan reducir costes a través de la estandarización y la reutilización de recursos. Dentro de la gestión del ciclo de vida de los documentos, el archivo electrónico ha cobrado una especial importancia en el sector público, obligado a garantizar la trazabilidad, valor probatorio y legal y seguridad de los documentos que gestiona de cara a los ciudadanos.

La solución Ever de Archivo Electrónico,  engloba los flujos provenientes de herramientas ofimáticas, servidores de mensajería, aplicaciones de edición, programas de gestión integrados (ERPs, CRMs), cadenas de digitalización, servidores de fax, soluciones BPM, etc. Permite de este modo tanto la gestión de flujos entrantes como la preparación de metadatos (puesta en conformidad y definición de correspondencias), los controles de integridad –verificación de firmas electrónicas, gestión de excepciones…- , la gestión de transferencias antes del archivo (relaciones, descripción archivística, indexación…) y el envío a depósito (Archivo), con la firma de los documentos archivados, soluciones de almacenamiento magnético, óptico, etc., establecimiento de políticas de archivo con ciclos de vida determinados para cada tipología de documentos y posibilidad de almacenamiento multi-site (distribuido).

Las solución  Ever de Archivo Electrónico incluye además tablas de gestión en las que se definen plazos de conservación, finalidad, etc.; funcionalidades de selección y eliminación para la supresión física de los documentos electrónicos que carezcan ya de validez, funciones de búsqueda y restitución, herramientas de edición y estadísticas; gestión de permisos por perfil, servicio y documento; y opciones de trazabilidad tanto sobre los tratamientos automatizados como sobre las acciones de los usuarios.

 “En los métodos de trabajo tradicionales, los empleados dedican un 50% de sus jornadas a encontrar los documentos  electrónicos que se encuentran sepultados en repositorios inconexos. Gracias a nuestra solución de Archivo Electrónico, las organizaciones, y especialmente las instituciones públicas que manejan grandes volúmenes de información,  reducen enormemente sus costes y, sobre todo, incrementan la productividad y la eficiencia en el servicio que prestan a los ciudadanos”, destaca Carlos Rodríguez López, Director Comercial y de Marketing de EVER .